11 Juil Nouveaux produits et élargissements de gamme : quel impact sur la documentation ?

Le savoir-faire des fabricants de machines et équipements repose sur la fabrication de ces produits et sur leur intégration à une chaîne de production. Pour maximiser leur savoir-faire, il n’est pas rare que les fabricants proposent des déclinaisons de produits pour élargir leurs gammes. Les déclinaisons d’une gamme de machines ont le même design, le même outil de programmation, mais possèdent différentes caractéristiques. Par exemple, la puissance des machines peut varier au sein de la gamme pour permettre de répondre à différents objectifs de productivité.

Quelles sont les conséquences de la création de déclinaisons sur l’élaboration de la documentation technique ? PIM Experts vous explique en quoi les déclinaisons produits ont un impact sur la documentation, et comment exploiter cet impact pour faire progresser votre rentabilité.

L’impact des déclinaisons de produits sur la documentation

Une croissance exponentielle des volumes … et des ressources.  

• La contrainte : fabriquer autant de manuels que de machines. Le fabricant doit créer la documentation (manuels d’utilisation, notices etc) expliquant le fonctionnement et la mise en production de ses différentes machines. Plus il décline de produits au sein d’une gamme, plus la production de la documentation technique est fastidieuse et coûteuse.
• La conséquence : une multiplication des coûts. La production des documentations techniques a un coût. Cette tâche est d’autant plus coûteuse que le fabricant produit de machines.

Croissance de l’entreprise et impact sur la documentation

• La problématique de la traduction. Au sein de l’Union Européenne, la réglementation impose aux fabricants qui importent des produits en Europe de traduire leurs notices d’utilisation dans la langue de l’utilisateur. Pour les entreprises commercialisant leurs produits à l’international, les exigences de traduction de la documentation technique peuvent parfois s’élever à 25 langues. Ces contraintes concernent un nombre croissant d’entreprises qui commercialisent des équipements de production.
• Un socle commun de documentation. Dans le cas d’une même gamme de machines, la documentation a un socle commun puis des déclinaisons propres à chaque gamme. Par exemple, deux machines d’une même gamme peuvent avoir chacune une documentation de 500 pages, dont 300 pages communes. Ainsi, les fabricants sont confrontés à la gestion des redondances parmi les documentations des machines d’une même gamme.
• Des redondances peu optimisées. La plupart des logiciels de design ou traitement texte utilisés pour créer la documentation ne permettent pas de gérer ces redondances dans la création des documentations. Le recours au copier-coller évite de tout réécrire manuellement mais reste une option longue et fastidieuse.
  

Le Product Information Management permet d’optimiser la documentation des gammes

Quel est le principe ?

Le PIM automatise la création de la documentation. Les solutions de Product Information Management permettent de répondre à ces problématiques que rencontrent les fabricants de machines et équipements. Les documentations techniques sont liées à une base de données. Pour chaque gamme de produits, un document source est créé. La création des documentations de chaque machine sera basée sur le document source, auquel seront apposés des paramètres et des automatismes permettant de choisir les options produits. La base de données centralise toute l’information et l’assemble en fonction des paramètres choisis. Elle permet également la traduction automatique du document source en plusieurs langues.

Quel impact financier ?

L’automatisation de la documentation permet de réaliser des gains considérables de temps et d’argent.

• Les volumes sont réduits. Cela permet une gestion complète des redondances. On travaille sur un seul document dont le contenu varie, et non plus sur un document par déclinaisons.
• Les coûts sont divisés. La division de coûts obtenue dépend du nombre de produits et du nombre de langues, ainsi que de l’amplitude du socle commun entre les déclinaisons. Plus le fabricant aura de déclinaisons, plus il réalisera d’économies d’échelle. Auparavant, la création de nouvelles gammes entraînait une croissance exponentielle des coûts. Les solutions proposées par PIM Experts permettent d’inverser la tendance pour réduire les coûts de documentation au fur et à mesure que l’activité du fabricant se développe.

Quelles sont les capacités de l’entreprise ?

En optant pour des solutions de Product Information Management, les fabricants peuvent traduire leur documentation dans davantage de langues, et ce à ressources équivalentes. Ce gain d’argent et de temps permet de construire un véritable avantage concurrentiel, qui impacte aussi bien la production que le marketing.

• Plus de temps pour la production : les ingénieurs ne passent plus autant de temps sur la conception des documentations. Ce gain de temps leur permet de se consacrer à la livraison aux clients ainsi qu’à la conception de nouveaux produits.
• Plus de ressources pour le marketing : grâce aux solutions de PIM, le service marketing dégage des ressources supplémentaires, et ces dernières sont réinjectées dans le lancement de nouveaux produits.